Prowadzę całe otwarcie lokalu od strony formalnej: wybór formy działalności i kodów PKD, zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania, ustawienie kuchni pod wymagania sanepidu, dokumentację HACCP, złożenie wniosku o zatwierdzenie zakładu i przygotowanie do odbioru. Ty pokazujesz lokal i mówisz, kiedy chcesz otworzyć. Ja układam to w kolejności, przygotowuję dokumenty i pilnuję terminów.
Przez odbiory i kontrole przechodziłem po tej samej stronie stołu, po której za chwilę staniesz Ty.
Otwarcie to pięć torów, które muszą zejść się w jednym dniu
Formalności przy lokalu gastronomicznym nie są jedną kolejką. Biegnie ich pięć naraz:
- rejestracja - CEIDG albo spółka, kody PKD, zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności, VAT-R przed pierwszą sprzedażą, chyba że mieścisz się w zwolnieniu podmiotowym (od 1 stycznia 2026 r. limit wynosi 240 000 zł); przy sprzedaży alkoholu zwykle nie da się z niego skorzystać;
- tor budowlany - zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania albo pozwolenie na budowę, wentylacja, w części przypadków zawiadomienie straży pożarnej;
- tor sanitarny - układ kuchni, dokumentacja HACCP, badanie wody, orzeczenia lekarskie ekipy, wniosek o zatwierdzenie zakładu i odbiór;
- tor fiskalny - kasa online od pierwszej sprzedaży, stawki VAT, zapewnienie płatności bezgotówkowej;
- tor licencyjny - zezwolenie na alkohol, umowa na odbiór odpadów, opłaty za muzykę: do ZAiKS-u za prawa autorskie i osobno za prawa pokrewne - do organizacji reprezentujących artystów wykonawców (STOART, SAWP) oraz producentów nagrań (ZPAV).
Najdroższy tydzień w całym otwarciu to nie ten, w którym czegoś nie wiesz. To ten, w którym lokal jest gotowy, ekipa czeka, czynsz leci - a brakuje jednego papieru, bo tory ruszyły w złej kolejności.
Kolejność, o której najczęściej nikt nie uprzedza. Do wniosku o zezwolenie na sprzedaż alkoholu dołącza się decyzję sanepidu o zatwierdzeniu zakładu - więc sanepid musi być wcześniej. Wniosek do sanepidu składa się co najmniej 14 dni przed planowanym otwarciem, zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania daje urzędowi 30 dni, a postępowanie o alkohol trwa około miesiąca. Policz to od tyłu od daty otwarcia - najlepiej zanim podpiszesz umowę najmu.
Jak wygląda otwarcie lokalu od zera
- Rozmawiamy. Mówisz, jaki lokal, jakie menu i na kiedy planujesz otwarcie. Ja mówię, co Cię czeka i w jakiej kolejności. Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje, a jeśli poradzisz sobie sam, powiem Ci to wprost.
- Oglądam lokal z rzutu i zdjęć. Sprawdzam, czy układ pomieszczeń da się pogodzić z wymaganiami załącznika II do rozporządzenia 852/2004 - osobna umywalka do rąk i osobny zlew do mycia sprzętu, brak połączenia toalety z pomieszczeniem, w którym pracuje się z żywnością, miejsce na obróbkę warzyw i na przebranie się dla ekipy.
- Ustawiam kuchnię. Dostajesz rzut z rozrysowanym układem: gdzie zmywalnia, gdzie obróbka, którędy idzie droga czysta, a którędy brudna. Szczegóły w usłudze ustawienie kuchni i rzut lokalu.
- Prowadzę tor budowlany. Ustalam, czy w Twoim przypadku wystarczy zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania, czy potrzebne jest pozwolenie na budowę, i czy projekt wymagał uzgodnienia przeciwpożarowego - bo tylko wtedy pojawia się obowiązek zawiadomienia straży pożarnej, która ma 14 dni na zajęcie stanowiska.
- Piszę dokumentację HACCP. Pod Twój lokal, Twoje menu i Twój sprzęt, razem z formularzami do wypełniania na co dzień. Zakres opisałem w usłudze dokumentacja i wdrożenie HACCP.
- Składam wniosek do sanepidu. Wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru, do stacji właściwej dla Twojego lokalu. Cały tor sanitarny opisałem osobno: wniosek do sanepidu i odbiór lokalu.
- Przygotowuję Cię do odbioru. Przed wizytą przechodzimy lokal punkt po punkcie, a w dniu odbioru jestem pod telefonem: co inspektor będzie sprawdzał, gdzie leży który dokument i co warto poprawić, zanim przyjedzie. Po zatwierdzeniu zostają rzeczy, które i tak trzeba dopiąć: kasa online, zezwolenie na alkohol, umowa na odpady, orzeczenia lekarskie ekipy.
Co dostajesz: cały pakiet
- Harmonogram otwarcia z datami wstecz od dnia, w którym chcesz ruszyć - z zaznaczeniem, co blokuje co.
- Rzut lokalu z ustawieniem kuchni i listą rzeczy, które trzeba dołożyć albo przesunąć.
- Komplet dokumentacji HACCP wraz z procedurami GHP i GMP.
- Wypełniony wniosek o zatwierdzenie zakładu, gotowy do złożenia.
- Właściwe kody PKD do wpisu oraz rozpisany tor rejestracyjny i zusowski.
- Listę kontrolną do odhaczenia w lokalu przed przyjazdem inspektora.
- Wsparcie po otwarciu - przygotowanie do kontroli i szkolenia dla ekipy, jeśli będą potrzebne.
Część poradników w internecie opisuje stan prawny, który już nie obowiązuje
Kod PKD 56.10.A dla restauracji. Od 1 stycznia 2025 r. nie da się go już wybrać przy rejestracji - zastąpił go 56.11.Z, a ruchome punkty 56.12.Z. Stare wpisy działają najdłużej do końca 2026 r. Poradniki z 56.10.A wciąż są w Google na pierwszych miejscach.
Obowiązek spięcia kasy z terminalem i kara 5 000 zł. Ustawa z 24 stycznia 2025 r. uchyliła ten obowiązek ze skutkiem od 1 kwietnia 2025 r., a zapowiadana kara nigdy nie weszła w życie. Nadal obowiązuje co innego: masz zapewnić możliwość płatności bezgotówkowej - terminalem, BLIK-iem albo przelewem.
„Każda restauracja musi być w BDO”. Według bazy wiedzy prowadzonej przez resort, podmiot wytwarzający wyłącznie odpady o charakterze komunalnym i objęty gminnym systemem odbioru nie podlega wpisowi do rejestru. To, czy Twój lokal podlega wpisowi, zależy od tego, jakie odpady realnie wytwarza i czy wydajesz jedzenie na wynos w opakowaniach jednorazowych. Trzeba to sprawdzić dla konkretnego lokalu, a nie zakładać z góry - w żadną stronę.
Więcej takich prostowań, z odesłaniem do konkretnych przepisów, zbieram w bazie wiedzy.
Czego nie obiecam
Wniosek o zatwierdzenie zakładu jest w urzędzie bezpłatny. Płacisz mi za to, żeby nie wrócił z brakami i żeby nie zjadł Ci tygodnia przed otwarciem - nie za opłatę urzędową, bo za sam wniosek sanepid nic nie bierze. Jedyny koszt po stronie urzędu to 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeśli wniosek składam w Twoim imieniu.
Nie obiecam też, że urząd nie zada pytań. Nie ma milczącej zgody sanepidu: potrzebna jest decyzja, a kontrola lokalu przed zatwierdzeniem jest obowiązkowa z mocy przepisów unijnych. Art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 852/2004 każe zatwierdzić zakład „w następstwie przynajmniej jednej wizyty w miejscu funkcjonowania” (w Polsce obowiązek zatwierdzania wynika z prawa krajowego, czyli z litery a), a art. 148 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625 mówi wprost: „Po otrzymaniu od podmiotu prowadzącego przedsiębiorstwo spożywcze wniosku o zatwierdzenie właściwy organ przeprowadza kontrolę na miejscu”. Jeśli inspektor stwierdzi niezgodności, kontrola staje się płatna - 80 zł za pierwszą godzinę i 20 zł za każde rozpoczęte 15 minut, plus dojazd. Kontrola bez uchybień nic nie kosztuje, i o to gramy.
Kilku rzeczy nie da się rozstrzygnąć zza biurka. Częstotliwość badań wody zależy od źródła wody w Twoim lokalu i od tego, czego zażąda stacja - ustalamy ją indywidualnie, a nie z tabelki krążącej po forach. Podobnie z budżetem: koszt otwarcia bywa mocno zaniżony, a najczęściej niedoszacowane pozycje to instalacje techniczne i to, co wychodzi przy odbiorach. Wolę powiedzieć Ci to na początku niż w połowie remontu.
Dokumentację poprawiam bez dopłaty, aż zostanie przyjęta.
Od czego zacząć
Wyślij rzut lokalu, kilka zdjęć z telefonu i datę, na którą planujesz otwarcie. Odpiszę, co w tym lokalu przejdzie bez zmian, co trzeba poprawić i w jakiej kolejności ruszamy.